La qualité de la gestion d’une flotte impacte fortement la rentabilité d’une entreprise de transport routier. Or, le meilleur outil à disposition d’un gestionnaire de flotte est bien entendu le logiciel de gestion de flotte aussi appelé logiciel FMS (Fleet Management Software). Voici donc nos conseils pour vous aider dans le choix de votre futur logiciel FMS afin d’améliorer la rentabilité de votre activité de transport routier.
Identifier vos besoins spécifiques
Vous devez dans un premier temps évaluer quels sont les besoins spécifiques qui seront couverts par le logiciel FMS.
Il est ensuite nécessaire de prendre en compte les différents types de véhicules qui composent votre flotte afin de vous assurer que le logiciel sera bien adapté à l’ensemble de votre flotte.
Enfin, vous devez vous interroger sur les principaux défis opérationnels sur lesquels vous souhaitez vous focaliser afin de vérifier que le logiciel FMS permettra de les atteindre grâce à ses différentes fonctionnalités.
Analyser les fonctionnalités proposées et l’ergonomie du logiciel FMS
Après avoir défini ce que vous attendez réellement de votre prochain logiciel FMS, il sera indispensable de vérifier la compatibilité entre vos attentes et les fonctionnalités attendues. Voici par exemple la liste de fonctionnalités indispensables pour un logiciel FMS.
Informations complètes sur les véhicules
L’un des grands avantages du logiciel FMS est qu’il permet de centraliser toutes les informations et les documents liés à chaque véhicule de votre flotte. Descriptif de la carte grise et des équipements (avec copies numérisées), amortissement, contrôles, taxes… Vous disposez d’informations complètes et précises sur chaque véhicule au sein d’une même interface pour trouver facilement une information ou pour suivre l’état d’un véhicule ou de la flotte en général.
Gestion de la maintenance
Principal intérêt du logiciel FMS, la gestion des entretiens et des réparations est bien plus efficace et facile avec un tel outil. Vous disposez de carnets d’entretien dématérialisés complets, avec les ordres de réparation, un planning de maintenance, l’historique des interventions… Vous pourrez également gérer les contrats d’entretien ainsi que l’import/export des interventions externes.
Gestion des stocks et des emplacements de pièces
La gestion des stocks de pièces peut être un vrai casse-tête pour un atelier. Avec un logiciel FMS, vous disposez d’une vision claire et précise de l’état des stocks, mais aussi de l’emplacement de chaque pièce ou encore de l’historique des mouvements de stocks par véhicule et par article. Grâce à la dématérialisation, l’achat de pièces est rapide et efficace pour rentabiliser au maximum votre stock.
Gestion du carburant
Le suivi du carburant est encore plus facile avec un logiciel FMS. Vous pouvez récupérer dans cet outil la consommation et le kilométrage de chaque véhicule via l’informatique embarquée, suivre le stock de carburant dans vos dépôts mais aussi mettre en place des alertes pour vous avertir en cas d’anomalies liées à la consommation de carburant.
Suivi des pneumatiques
Les pneumatiques sont un équipement à surveiller de près dans le cadre de la maintenance de poids lourds. Avec un logiciel FMS vous pouvez récupérer au même endroit les données concernant la durée des pneumatiques, l’état des pneus, l’état des stocks, le suivi des hauteurs de gomme, le rendement pneumatique…
Gestion des sinistres
Malgré beaucoup de suivi et d’anticipation, les accidents sont malheureusement inévitables. Pour limiter les désagréments, rien de tel qu’un logiciel FMS pour saisir des constats ou les archiver, établir des statistiques ou faire la liaison entre le sinistre et les réparations induites.
Rapports
Toutes les données récoltées dans votre logiciel FMS peuvent être exploitées sous forme de rapports pour suivre les performances de votre flotte, avec notamment un suivi précis des coûts par postes, l’évolution du TCO ainsi que des statistiques par type d’intervention, par marque ou catégorie de véhicule. Vous disposez ainsi de données claires et exploitables immédiatement pour prendre les bonnes décisions.
Mobilité : application mobile et compatibilité avec les terminaux mobiles
La mobilité est un critère aujourd’hui indispensable pour les progiciels. Choisissez un logiciel FMS qui dispose d’une version mobile (pour smartphone et tablette) afin qu’il soit possible de l’utiliser et d’avoir un suivi en temps réel en se déplaçant hors du bureau.
La compatibilité avec certains terminaux mobiles (pour la gestion des temps de travail par mécanicien, la gestion des entrées et sortie ou la gestion des inventaires) ne doit pas non plus être négligée car elle permet de récupérer de précieuses données sur l’activité de l’atelier sans aucune ressaisie.
Possibilités d’intégration du logiciel FMS
Vérifiez bien les possibilités d’interconnexion avec vos outils du quotidien (logiciel TMS, ERP, WMS, facturation…). Il est important que votre futur logiciel FMS puisse communiquer facilement avec les autres logiciels indispensables à la gestion de votre activité afin de ne pas perturber vos méthodes de travail et de garantir plus efficacité au sein de votre écosystème logiciel.
Support client, R&D et formation
Renseignez-vous sur la qualité du support clients, les possibilités de formation ou encore sur les futurs investissements R&D prévus par l’éditeur sur le logiciel FMS pour être certain d’investir dans une solution pérenne et flexible qui vous accompagnera longtemps dans l’optimisation de votre gestion de flotte.
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